Bezpieczna firma. Co musi wiedzieć każdy przedsiębiorca o Health & Safety

Czy powiemy „Health & Safety”, czy też „BHP” w zasadzie będziemy mieli na myśli tę samą tematykę. Chodzi o zapewnienie bezpiecznych warunków, miejsca i metod pracy, o przewidywanie i ocenę ryzyka, a także o zapobieganie nie tylko natychmiastowym, ale i długoterminowych konsekwencjom zdrowotnym. Z perspektywy biznesowej zarządzanie bezpieczeństwem w pracy oznacza redukcję strat, ciągłość działania oraz zabezpieczenie przed nieplanowanymi kosztami wypadków i związanych z nimi roszczeń.

O czym musi zatempamiętać każdy przedsiębiorca w UK? O tym, że brytyjska ustawa Health and Safety at Work Act z 1974 oraz jej podrzędne rozporządzenia określają szereg wymogów BHP względem pracodawców. Jak zatem podejść do tematu Health & Safety w firmie? Poniżej podaję kilka podstawowych wskazówek:

1. Polityka bezpieczeństwa i zdrowia (Health & Safety Policy)

Zakładając działalność powinniśmy opisać, w jaki sposób będziemy zarządzać BHP w firmie. Pokazuje to pracownikom, klientom oraz osobom trzecim nasze zaangażowanie w kwestie ochrony zdrowia oraz zapewnienia bezpieczeństwa. Dobrze napisana H&S Policy powinna jasno określać kto robi co, kiedy i jak (struktura i procedury). Jeśli firma zatrudnia mniej niż 5 osób, to prawo nie wymaga, aby zasady dostępne były w formie pisemnej, jednak zawsze jest to wskazane, na przykład przy ubieganiu się o zewnętrzne akredytacje (np. Safe Contractor), oraz w przypadku roszczeń prawnych, podczas których posiadanie udokumentowanych zasad jest nieocenionym wsparciem.

2.  Ocena ryzyka (Risk Assessment)

Jednym z głównych wymogów dla pracodawców w Wielkiej Brytanii jest ocena ryzyka. Krótko mówiąc, jest to ocena tego, co robimy, jak to robimy oraz jakie środki ostrożności podejmujemy w celu ograniczenia ryzyka związanego z pracą do akceptowalnego poziomu.

Brytyjski regulator HSE opracował bardzo przydatny przewodnik w tym temacie, opisujący pięć prostych kroków w celu przeprowadzenia odpowiedniej i wystarczającej oceny ryzyka. Są to:

– Określenie zagrożeń
– Identyfikacja, kto i w jaki sposób może być poszkodowany
– Ewaluacja ryzyka i wskazanie środków zabezpieczających
– Zapis istotnych ustaleń i wniosków
– Przegląd oceny i jej aktualizacja, w zależności od potrzeb

Analogicznie do H&S Policy, ocenę ryzyka należy pisemnie udokumentować, jeśli firma zatrudnia 5 lub więcej osób.

3. Informacje, instrukcje i szkolenia

Każdy kto dla nas pracuje, niezależnie czy jest to nasz pracownik czy podwykonawca, musi wiedzieć, jak pracować bezpiecznie i bez ryzyka dla zdrowia. Prawo wymaga, aby pracodawca zapewnił odpowiednie informacje, instrukcje oraz szkolenia.
Konieczne jest w tym przypadku proporcjonalne podejście (wynikające z naszej oceny ryzyka), a także adekwatność szkolenia do realiów i specyfikacji pracy.
Informacje i szkolenia powinny mieć formę, która jest łatwa do zrozumienia – pamiętajmy na przykład o barierach językowych.

4. Środowisko pracy, sprzęt i zabezpieczenia

Każdy pracodawca jest prawnie zobowiązany do zapewnienia pracownikom bezpiecznego miejsca pracy. Pomyślmy więc o ochronie przeciwpożarowej, dostępie do pierwszej pomocy, ruchu pojazdów w miejscu pracy, obiektach sanitarnych, oświetleniu, temperaturze itp.

Pracodawca musi również upewnić się, że sprzęt używany do pracy (narzędzia, maszyny) jest utrzymywany w dobrym stanie – mowa tu o regularnych testach, inspekcjach i certyfikatach. Wszelkie maszyny powinny być wyposażone w zabezpieczenia i osłony, które przewidział ich producent.

Jeśli niemożliwe jest wyeliminowanie zagrożenia poprzez zmianę metody pracy lub środki inżynieryjne, wtedy do pracodawcy należy zapewnienie (nieodpłatne) wszelkich niezbędnych środków ochrony osobistej (PPE) swoim pracownikom. Mowa tu o odzieży roboczej, butach, okularach, kaskach, ochraniaczach, rękawicach, itp. Wszystkie te środki powinny zostać uwzględnione w ocenie ryzyka.

5. Ubezpieczenia

W momencie, w którym zaczynamy zatrudniać pracowników musimy wykupić Employer’s Liability Insurance, czyli ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej pracodawcy. Polisa powinna opiewać na co najmniej 5 mln funtów i pochodzić od autoryzowanego towarzystwa ubepzpieczeniowego. Ubezpieczenie to pomaga wypłacić odszkodowanie, jeżeli pracownik jest poszkodowany z powodu pracy, którą dla nas wykonuje. Nie będziemy potrzebować Employer’s Liability Insurance w przypadku, gdy jesteśmy spokrewnieni z osobami dla nas pracującymi, chyba, że prowadzimy spółkę z o.o. (Limited company). W przypadku spółki z o.o. każdy członek rodziny musi być rownież obięty ubezpieczeniem.

Zgodnie z brytyjskim prawem, nie potrzebujemy obejmować tym ubezpieczeniem pracowników rezydujących poza granicami UK. Jeżeli jednak taki pracownik spędzi (pracując) nieprzerwanie 14 dni na terytorium Wielkiej Brytanii, to będziemy musieli uwzględnić go w naszym ubezpieczeniu.

Pamiętajmy, jest to ubezpieczenie obowiązkowe dla każdego pracodawcy w UK. Za każdy dzień bez aktualnego ubezpieczenia możemy zostać ukarani grzywną w wysokości 2,5 tyś funtów.

W zależności od rodzaju prowadzonej przez nas działalności, warto pomyśleć o Public Liability Insurance, czyli ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej. Chociaż jest to ubezpieczenie dobrowolne, przydaje się w przypadku wszelkich roszczeń ze strony osób fizycznych (osób trzecich) lub innych przedsiębiorców.

Pamietajmy : „Przezorny zawsze ubezpieczony”.

Health and Safety powinno być – niezależnie od branży – integralną częścią naszego biznesu. Pokażmy naszym klientom, że Polacy są mądrzy przed szkodą!

Jeśli potrzebują Państwo pomocy związanej z tym tematem, zapraszam do odwiedzenia strony PractiPol.

Autorem tekstu jest Maciej Klinowski.