Jeśli pracujesz dla siebie i wiesz, że niedługo czeka Cię rozliczenie podatkowe, to pewnie zastanawiasz się: co mogę odliczyć od podatku jako osoba samozatrudniona? To dobre pytanie, które może pomóc Ci zaoszczędzić sporo pieniędzy.
W Pol-Plan Ubezpieczenia wiemy, że prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wydatkami. Na szczęście urząd podatkowy HMRC pozwala na odliczenie tych kosztów od przychodów, obniżając opodatkowany zysk, a tym samym — podatek. W artykule opowiemy wszystko o dozwolonych kosztach uzyskania przychodu, przedstawimy przydatną listę wydatków osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i podzielimy się praktycznymi wskazówkami, jak odliczyć je od podatku.
Co jest kosztem uzyskania przychodu?
Złota zasada urzędu podatkowego HMRC brzmi: jeśli koszt został poniesiony „w pełni i wyłącznie” dla celów prowadzenia działalności, to najprawdopodobniej można odliczyć go od podatku. Sprawa komplikuje się, gdy coś jest wykorzystywane zarówno w celach biznesowych, jak i prywatnych – ale tym zajmiemy się za chwilę.
Oto wykaz najczęstszych dozwolonych wydatków:
Biuro, nieruchomość i sprzęt
- Czynsz, podatek komunalny od przedsiębiorstw, media i ubezpieczenie
- Artykuły papiernicze i biurowe
- Komputery, drukarki oraz inne urządzenia (odliczane w różny sposób, w zależności od metody rozliczania)
Samochód osobowy, dostawczy i dojazdy
- Paliwo, ubezpieczenie i koszty eksploatacji (dla celów prowadzenia działalności)
- Opłaty za przejazdy transportem publicznym, pobyty w hotelu, opłaty za parking oraz za wynajem pojazdu na wyjazdy służbowe
Odzież
- Odzież robocza oraz ochronna
- Kostiumy dla artystów-wykonawców
- Codzienne ubrania nie stanowią kosztu uzyskania przychodu — nawet, jeśli są noszone do pracy
Koszty pracownika
- Wynagrodzenie, premie, składki emerytalne, świadczenia
- Opłaty agencyjne i wynagrodzenie podwykonawców
- Składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne
- Szkolenia związane z działalnością firmy
Sprzedaż towarów
- Towary do odsprzedaży
- Surowce i bezpośrednie koszty produkcji
- Rzeczy wykorzystywane dla celów osobistych i amortyzacja sprzętu są wyłączone z kosztów podatkowych
Koszty usług prawniczych i finansowych
- Opłaty za usługi księgowe i prawnicze
- Opłaty bankowe i za karty kredytowe
- Ubezpieczenie firmy
Marketing i subskrypcje
- Reklamy w prasie, przesyłki masowe, bezpłatne próbki
- Koszty strony internetowej
- Zapewnienie rozrywki, noclegu czy wyżywienia dla klienta nie stanowi kosztu uzyskania przychodu
Kursy i szkolenia
- Kursy doskonalące lub podnoszące umiejętności związane z działalnością firmy
- Szkolenia dotyczące unowocześnień w branży
Wydatki wykorzystywane na cele mieszane: na czym polegają?
Niektóre koszty są ponoszone zarówno w celach osobistych jak i biznesowych. Można odliczyć je od podatku, ale tylko proporcjonalnie do wysokości wykorzystywanej na cele prowadzenia działalności. Oto, jak to zrobić:
- Telefon komórkowy: prześledź użycie telefonu i odlicz od podatku procent od rachunku, wykorzystany na cele biznesowe (np. 60 proc. kwoty rachunku, jeśli 60 proc. połączeń było związanych z pracą).
- Internet domowy: oszacuj procent korzystania z internetu w celach biznesowych na podstawie swojego harmonogramu pracy.
- Samochód osobowy: oblicz rzeczywiste korzystanie z auta dla celów działalności gospodarczej lub skorzystaj z uproszczonych stawek urzędu podatkowego HMRC.
Urząd oczekuje realistycznych szacunków i porządnej dokumentacji. Warto przygotować się na uzasadnienie swoich obliczeń, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Co można odliczyć od podatku bez paragonu?
Choć w większości przypadków urząd HMRC wymaga posiadania paragonów, to czasami zezwala na prostszy sposób odliczania kosztów:
Uproszczone koszty pojazdu
- 45p na milę dla samochodów osobowych i dostawczych (do 10 000 mil)
- 25p na milę powyżej 10 000 mil
- 24p na milę dla motocykli
Praca z domu
- £10/miesiąc przy 25–50 godz. pracy
- £18/miesiąc przy 51–100 godz. pracy
- £26/miesiąc przy powyżej 100 godz. pracy
W pozostałych przypadkach należy zachowywać dokumentację cyfrową lub papierową, np.:
- Wyciągi z rachunku bankowego oraz karty kredytowej
- E-maile i paragony w formie cyfrowej
- Zamówienia i umowy
HMRC może wymagać okazania dokumentacji do sześciu lat wstecz, a więc skrupulatność na pewno się opłaci.
Jak odliczyć koszty samozatrudnienia
Odliczenie kosztów podatkowych nie jest skomplikowane, ale trzeba być zorganizowanym. Oto, jak to zrobić:
Deklaracja podatkowa w trybie self-assessment
- Prowadź dokumentację przez cały rok
- Złóż deklarację do 31 stycznia po zakończeniu roku podatkowego
- Zgłaszaj wydatki w części dotyczącej samozatrudnienia
- Podziel koszty na kategorie zgodnie z wytycznymi HMRC
Tradycyjna księgowość
- Dokumentuj przychody i koszty według dat faktur/rachunków
- Odejmij od przychodu koszty jego uzyskania
- Wpisz końcowe kwoty w swojej deklaracji self-assessment
Metoda kasowa
- Dokumentuj dochód w momencie jego otrzymania, a koszty w momencie ich płacenia
- Zgłaszaj transakcje, gdy pojawiają się na Twoim koncie
- Jest to odpowiednia metoda dla firm zarabiających do 150 000 funtów rocznie
Niezależnie od tego, na którą metodę się zdecydujesz, wybierz konto bankowe dla firm oraz solidne oprogramowanie księgowe, aby ułatwić cały proces.
Jako osoba samozatrudniona w Wielkiej Brytanii możesz odliczyć od podatku szeroki zakres kosztów i tym samym obniżyć swój podatek. Kluczowa zasada brzmi: wszystko, co odliczasz musi być w całości i wyłącznie wykorzystane w celach prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku rzeczy wykorzystywanych dla celów mieszanych, odlicz tylko część biznesową i jasno to udokumentuj.
Paragony nie zawsze są wymagane, ale solidna dokumentacja to podstawa. Korzystaj z cyfrowych narzędzi do skutecznej organizacji i nie wahaj się zapytać o poradę księgowego, jeśli masz wątpliwości – popełnienie błędu może sporo kosztować.
W Pol-Plan Ubezpieczenia jesteśmy po to, aby Ci pomóc bez względu na to, jaką działalność prowadzisz, dzięki czemu możesz skupić się na tym, co robisz najlepiej: wykonywaniu swojej pracy.