Cyfryzacja systemu podatkowego („Making Tax Digital”) to rządowa inicjatywa mająca zmodernizować system podatkowy, tak aby był bardziej wydajny, skuteczny i aby pozwalał osobom fizycznym i przedsiębiorstwom na sprawne zarządzanie swoimi sprawami podatkowymi.
Zainicjowana w 2019 roku, cyfryzacja systemu podatkowego ma na celu wycofanie tradycyjnych papierowych zeznań podatkowych, zastępując je cyfrowymi, składanymi za pomocą odpowiedniego oprogramowania. Jednak wielokrotne opóźnienia, zmiany ram czasowych i różne progi spowodowały, że, co jest zrozumiałe, wielu właścicieli małych firm i wynajmujących swoje nieruchomości nadal do końca nie wie, co jest wymagane i kiedy.
Jeśli więc prowadzisz małą lub średnią firmę, pracujesz dla siebie lub zarządzasz nieruchomościami na wynajem, teraz jest odpowiedni czas, aby zacząć działać.
Krótkie podsumowanie
Sprawdźmy, jak wygląda obecna sytuacja:
- Kwiecień 2019 r. – cyfryzacja systemu podatkowego VAT stała się obowiązkowa dla wszystkich podatników VAT z dochodami powyżej 85 000 funtów
- Kwiecień 2022 r. – cyfryzacja systemu podatkowego VAT została rozszerzona na wszystkie przedsiębiorstwa zarejestrowane do VAT niezależnie od obrotów.
Jeśli jesteś podatnikiem VAT, już teraz obowiązuje Cię wymóg prowadzenia cyfrowej dokumentacji oraz wypełnienia zeznania podatkowego VAT za pomocą oprogramowania zgodnego z wymogami cyfryzacji.
Co dalej: cyfryzacja podatku dochodowego
Kolejny etap cyfryzacji systemu podatkowego obejmie wiele osób, głównie prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wynajmujących swoje nieruchomości oraz dyrektorów małych firm. Oto, co nas czeka:
- Od kwietnia 2026 r. – cyfryzacja podatku dochodowego stanie się obowiązkowa dla osób prowadzących jednoosobową działalność z rocznymi dochodami powyżej 50 000 funtów.
- Od kwietnia 2027 r. – próg zostanie obniżony do 30 000 funtów i obejmie znacznie więcej podatników.
Oznacza to, że do 2027 r. większość osób samozatrudnionych i wynajmujących swoje nieruchomości będzie musiała przestawić się na cyfrowe rozliczanie podatku dochodowego.
Co trzeba zrobić
Cyfryzacja podatku dochodowego ma na celu zastąpienie tradycyjnego sposobu samorozliczania się (Self-Assessment) nowym systemem bieżących cyfrowych sprawozdań. Poniżej wyjaśniamy wszystko, co należy zrobić:
- Prowadź cyfrową dokumentację wszystkich przychodów i wydatków firmy lub nieruchomości.
- Wysyłaj kwartalne aktualizacje do urzędu HMRC.
- Złóż ostateczną deklarację na koniec roku potwierdzającą Twoją sytuację podatkową.
Podatek nadal będziesz płacić rocznie, ale będziesz regularniej zgłaszać dochody, co ułatwi Ci monitorowanie wierzytelności i planowanie na przyszłość. Poniżej znajdziesz ważne terminy zgłaszania dochodów w ramach cyfryzacji podatku dochodowego:
Jak przygotować się do cyfryzacji systemu podatkowego
Niezależnie od tego, czy prowadzisz sklep internetowy, konsultacje z domu, czy też masz portfolio nieruchomości, przygotowując się wcześniej możesz znacznie sprawniej przejść przez cały proces.
1. Sprawdź, kiedy cyfryzacja obejmie Twoją działalność
Sprawdź, ile wynosi Twój łączny dochód z samozatrudnienia lub wynajmu nieruchomości. Jeśli przekracza 50 000 funtów, to termin przejścia na cyfryzację przypadnie na kwiecień 2026 r, a jeśli 30 000 funtów, to będzie to kwiecień 2027 r.
2. Wybierz odpowiednie oprogramowanie
Aby spełnić wymogi cyfryzacji systemu podatkowego musisz posiadać:
- Oprogramowanie księgowe kompatybilne z wymogami cyfryzacji lub
- Oprogramowanie pomostowe łączące istniejące arkusze kalkulacyjne z systemem urzędu HMRC.
Na stronie rządowej Gov.uk znajduje się lista setek narzędzi do księgowania cyfrowego, w tym opcje bezpłatne. Wiele programów do księgowania opartych na chmurze (np. Xero, QuickBooks lub FreeAgent) posiada już funkcje cyfryzacji.
3. Zacznij prowadzić cyfrową dokumentację
Niezależnie od tego, czy korzystasz z pełnego pakietu do księgowania, czy tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych, wszystkie dochody i wydatki będą musiały być zapisane w formie cyfrowej i przechowywane w bezpiecznym miejscu.
4. Połącz swój software z HMRC
Wystarczy wpisać swój numer Government Gateway ID do oprogramowania, dzięki czemu zostanie ono połączone z systemem urzędu HMRC i umożliwi Ci składanie zeznań podatkowych bezpośrednio do urzędu.
Nadal korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych?
Jeśli wolisz prowadzić księgowość w Excelu czy Google Sheets, to nadal możesz to robić, o ile będziesz wysyłać dane do urzędu HMRC za pomocą oprogramowania pomostowego. Tego typu software tworzy kluczowe „cyfrowe połączenia” między Twoją dokumentacją a systemem podatkowym.
Warto jednak pamiętać, że narzędzie to pomaga tylko w składaniu zeznań podatkowych, a nie w zarządzaniu ani analizie finansów. Oprogramowanie księgowe jest zatem lepszą opcją, jeśli zależy Ci na lepszej transparentności i długoterminowej skuteczności.
Prowadzenie dokumentacji cyfrowej: co należy śledzić
W ramach cyfryzacji systemu podatkowego trzeba będzie prowadzić cyfrowy zapis:
- Dochodu czynszowego lub z prowadzenia działalności gospodarczej
- Wydatków i kosztów
- Daty i wartości każdej transakcji
- Danych dotyczących VAT (jeśli dotyczy)
- Wszelkich istotnych zmian
Jeśli korzystasz ze specjalnych programów VAT (np. zryczałtowanej stawki (Flat Rate) lub programu dla detalistów (Retail Scheme)), to mogą obowiązywać Cię dodatkowe wymogi dotyczące danych.
Przestawienie się na cyfryzację może wydawać się kolejnym obowiązkiem administracyjnym, aczkolwiek korzystając z cyfrowych narzędzi już teraz możesz lepiej się zorganizować, planować na przyszłość i uniknąć paniki na ostatnią chwilę przed terminem. Dane możesz aktualizować w dogodnym dla siebie momencie – codziennie, raz w tygodniu, lub kiedykolwiek masz chwilę czasu między klientami lub spotkaniami.
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, porozmawiaj ze swoim księgowym lub odwiedź stronę internetową urzędu HMRC, aby uzyskać wskazówki i listę opcji oprogramowania.
Aktualizując swoje systemy księgowe, warto też przejrzeć polisę ubezpieczenia dla firm. Jeśli pracujesz z domu, prowadzisz firmę konsultacyjną lub wynajmujesz swoją nieruchomość, Pol-Plan Ubezpieczenia może pomóc Ci znaleźć odpowiednią ochronę ubezpieczeniową dopasowaną do Twoich potrzeb – od ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej oraz odpowiedzialności cywilnej zawodowej do ubezpieczenia dla wynajmujących swoją nieruchomość. Zadbaj o to, aby przechodząc na cyfryzację Twoja firma była odpowiednio chroniona.
Źródła: Gov.UK, Nerd Wallet, Ross Martin