Być może wiesz już, że rząd likwiduje papierowe zeznania podatkowe, zastępując je cyfrowymi. Na tym właśnie polega obecna cyfryzacja systemu podatkowego (Making Tax Digital), tj. na przenoszeniu wszystkiego do internetu i wyeliminowaniu papierowej dokumentacji.
W teorii brzmi to świetnie – mniej zachodu z formularzami, ale z powodu wielu zmian i opóźnień trudno połapać się, co tak naprawdę jest wymagane.
Jak cyfryzacja przebiegała do tej pory
Przyjrzyjmy się poszczególnym etapom:
- Od kwietnia 2019 r. Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana do VAT i jej obroty przekraczają 85 tys. funtów, to Twoja deklaracja podatkowa VAT powinna być składana za pomocą oprogramowania kompatybilnego z wymogami cyfryzacji.
- Od kwietnia 2022 r. Nawet gdy nie zarabiasz powyżej progu podatku VAT, ale jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT, to musisz rozliczać się w nowym systemie.
Jeśli więc jesteś VATowcem, to Twoje deklaracje podatkowe powinny być już składane zgodnie z wymogami cyfryzacji systemu podatkowego.
Kolejny ważny termin
Jeżeli nie jesteś podatnikiem VAT lub prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i zarabiasz poniżej progu VAT, to czekają Cię następujące zmiany:
- Kwiecień 2026 r. Jeśli zarabiasz ponad 50 000 funtów z samozatrudnienia lub wynajmu swojej nieruchomości, to musisz przejść na cyfrowe rozliczenie podatku.
- Kwiecień 2027 r. Próg ten będzie obniżony do 30 000 funtów.
Oznacza to, że większość osób samozatrudnionych będzie objęta cyfryzacją systemu podatkowego najpóźniej do kwietnia 2027 r.
Co to zatem oznacza dla Ciebie?
Po wprowadzeniu cyfryzacji podatku dochodowego, stary system samorozliczania (Self-Assessment) zostanie wycofany. Wówczas będzie trzeba:
- Prowadzić dokumentację cyfrowo (koniec z pudłami pełnymi paragonów czy papierowymi notatnikami).
- Wysyłać kwartalne aktualizacje do urzędu HMRC (cztery rocznie).
- Złożyć deklarację podatkową na koniec roku podatkowego.
Zatem zamiast jednego zeznania podatkowego za cały rok, będziesz każdego roku wysyłać pięć cyfrowych aktualizacji do urzędu HMRC. Nie ma jednak powodu do paniki – jeśli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, to wcale nie jest takie złe, jak by mogło się wydawać.
Jak znaleźć kompatybilne oprogramowanie księgowe
Jeśli już korzystasz z oprogramowania księgowego, to istnieje duża szansa, że jest ono zgodne z wymogami cyfryzacji. Trzeba jednak koniecznie sprawdzić, czy tak jest.
1. Sprawdź, kiedy cyfryzacja obejmie Twoją działalność
Sprawdź, ile wynosi Twój łączny dochód z samozatrudnienia. Jeśli powyżej 50 000 funtów, to termin przejścia na cyfryzację przypadnie na kwiecień 2026 r, a jeśli wynosi ponad 30 000 funtów, to na kwiecień 2027 r.
2. Wybierz oprogramowanie dla siebie
- Oprogramowanie księgowe kompatybilne z wymogami cyfryzacji lub
- Oprogramowanie pomostowe łączące istniejące arkusze kalkulacyjne z systemem urzędu HMRC.
- Skorzystaj z wyszukiwarki oprogramowania zgodnego z wymogami cyfryzacji lub sprawdź na stronie producenta software’u do księgowania, z którego korzystasz.
Na stronie rządowej Gov.uk znajduje się lista setek narzędzi do księgowania cyfrowego, w tym opcje bezpłatne. Wiele programów do księgowania opartych na chmurze (np. Xero, QuickBooks lub FreeAgent) posiada już funkcje cyfryzacji.
3. Zacznij prowadzić cyfrową dokumentację
Niezależnie od tego, czy korzystasz z pełnego pakietu do księgowania, czy tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych, wszystkie dochody i wydatki będą musiały być zapisane w formie cyfrowej i przechowywane w bezpiecznym miejscu.
4. Połącz swój software z HMRC
Wystarczy wpisać swój numer Government Gateway ID do oprogramowania, dzięki czemu zostanie ono połączone z systemem urzędu HMRC i umożliwi Ci składanie zeznań podatkowych bezpośrednio do urzędu.
Na stronie Gov.uk znajduje się lista niemal 200 narzędzi pomostowych, niektóre z nich są bezpłatne, za większość zaś trzeba będzie zapłacić. Pamiętaj jednak, że oprogramowanie pomostowe służy jedynie do składania zeznań podatkowych – nadal musisz samodzielnie prowadzić i uaktualniać dokumentację.
Możesz dodać (i usunąć) wszystkie z ponad 40 usług podatkowych na swoim koncie odwiedzając stronę startową lub stronę „zarządzaj kontem” i klikając na „zdobądź dostęp do podatku, opłaty lub programu”. Aby dodać usługę do konta, trzeba być zarejestrowanym jako podatnik danego podatku, dlatego w pierwszej kolejności należy się zarejestrować.
Jaką dokumentację cyfrową muszę prowadzić?
Niezależnie od wybranego oprogramowania, należy dokumentować w formie cyfrowej następujące dane:
- Dochód czynszowy lub z prowadzenia działalności gospodarczej
- Wydatki i koszty
- Data i wartość każdej transakcji
- Dane dotyczące VAT (jeśli dotyczy)
- Wszelkie istotne zmiany
W zależności od tego, z którego programu podatkowego korzystasz, będziesz również potrzebować cyfrowego udokumentowania:
- Dziennego utargu brutto (jeśli korzystasz z programu dla detalistów – Retail Scheme)
- Transakcji, za które otrzymasz zwrot podatku VAT (jeśli jesteś na ryczałcie – Flat Rate Scheme)
- Sprzedaży łącznie oraz podatku VAT od tych sprzedaży (jeśli handlujesz złotem i korzystasz z programu Gold Accounting Scheme)
Co potem?
Cyfryzacja systemu podatkowego może wydawać się skomplikowana, ale będzie o wiele łatwiejsza, jeśli zaczniesz przygotowywać się do niej wcześnie. To jak przestawienie się z narzędzi ręcznych na elektronarzędzia – jak już dokonasz zmiany, to dzięki niej możesz zaoszczędzić cenny czas! Pomyśl też o tym jak o płaceniu podatku na bieżąco – możesz nim zarządzać w sposób, który Ci najbardziej odpowiada. Możesz też szybko zaktualizować dane w czasie przerwy na lunch lub kiedy masz pięć minut między zleceniami. Dokumentując finanse po trochu, ale często, znacząco ułatwisz sobie życie, kiedy nadejdzie termin wysłania aktualizacji.
Jeśli nie wiesz, co masz następnie zrobić, porozmawiaj ze swoim księgowym lub odwiedź stronę urzędu HMRC. Lepiej działać zawczasu, niż uwijać się, kiedy terminy gonią.
A porządkując swoją księgowość, nie zapomnij sprawdzić także swojej polisy ubezpieczenia dla firm. W Pol-Plan Ubezpieczenia codziennie spotykamy fachowców, takich jak Ty – od firm jednoosobowych, do rozwijających się przedsiębiorstw – i możemy pomóc Ci znaleźć odpowiednią ochronę ubezpieczeniową, aby Twoje narzędzia, samochód dostawczy oraz źródło utrzymania były bezpieczne.
Skontaktuj się z zespołem Pol-Plan Ubezpieczenia już dziś i zadbaj o odpowiednią ochronę dla siebie.
Źródła: Gov.UK, Nerd Wallet, Ross Martin