Wyjaśniamy: czym są przepisy IR35?

Nazwa IR35 zapewne kojarzy się wielu osobom ze zmianami w prawie podatkowym dotyczącymi wykonawców. I słusznie. Czym zatem są przepisy IR35? Co oznaczają dla wykonawców i klientów? Jakie jest ich obecne brzmienie?

W artykule przyjrzymy się tym zmianom prawnym i sprawdzimy, z czego wynikają. Wyjaśnimy również, co należy zrobić, aby nie narazić się fiskusowi.

Co oznacza IR35?

Czym więc są przepisy IR35? Jest to ogół przepisów prawnych dotyczących korzystania z usług wykonawców. Regulacje te obowiązują od 2000 roku i od tego czasu ulegały wielokrotnym zmianom.

Ich zadaniem było wypełnienie luki prawnej w systemie podatkowym. Luka ta polegała na tym, iż niektórzy pracodawcy wypłacali pracownikom wynagrodzenie poza listami płac, traktując ich jak niezależnych wykonawców.

Pracownicy ci zakładali wówczas własną działalność w formie spółek limited lub spółek partnerskich. Zamiast więc otrzymywać wynagrodzenie ze stosunku pracy, pobierali płatności w ramach działalności gospodarczej. Taki układ sprzyjał obu stronom.

Pracodawcy nie musieli płacić składek emerytalnych ani National Insurance. Pracownicy zaś, ponieważ nie korzystali z praw do płatnego urlopu czy świadczeń chorobowych, podlegali niższej stawce podatku dochodowego.

W tej sytuacji największym poszkodowanym był Skarb Państwa, który nie dostawał swojego kawałka tortu. Dlatego w kwietniu 2000 r., wprowadzono przepisy mające to zmienić. Następnie w latach 2017 i 2021 dokonywano ich aktualizacji.

Nazwa IR35 pochodzi od numeru komunikatu prasowego wyjaśniającego oryginalne zasady tych przepisów. Komunikat ten został opublikowany w marcu 1999 r. przez Urząd Podatkowy, który wówczas nosił nazwę Inland Revenue (IR – obecnie funkcjonuje pod nazwą His Majesty’s Revenue and Customs, lub po prostu HMRC).

Jak IR35 się zmieniał?

Odpowiedź na pytanie „czym jest IR35” jest o tyle trudna, iż przepisy te ulegały ciągłym zmianom. Prawo to weszło w życie w 1999 roku. W oryginalnym brzmieniu, nakazywało ono pracownikom, aby określili swój status jako pracownicy zatrudnieni przez pracodawcę lub jako niezależni wykonawcy.

Następnie osoby te miały obowiązek pobierać wynagrodzenie za pracę zgodnie ze swoim statusem. Jeśli więc byli zatrudnieni, to z ich zarobków pobierano składki z tytułu National Insurance. Niestety w praktyce, nowe prawo było przeważnie ignorowane.

Dlatego w 2017 r. rząd podjął kroki, aby zapobiec dalszemu unikaniu opodatkowania. Przepisy zmieniono, tak aby to przedsiębiorstwa zlecające prace określały, czy osoby wykonujące pracę są zatrudnionymi pracownikami, czy usługodawcami.

Początkowo nowe zasady obowiązywały tylko w stosunku do organizacji sektora publicznego. Aczkolwiek po kolejnej aktualizacji w 2021 roku, obejmowały również duże i średnie firmy sektora prywatnego.

W październiku 2022 roku, ówczesny Minister Finansów Kwasi Kwarteng, ogłosił cofnięcie tej zmiany. Według niego przepisy te stanowiły zbyt wielkie obciążenie dla firm i hamowały ich rozwój. Kwarteng twierdził, iż prawo powinno wrócić do swojego oryginalnego brzmienia z 1999 r., kiedy to pracownicy określali swój status zatrudnienia.

Zaledwie dwa tygodnie później, nowy Minister Finansów, Jeremy Hunt ogłosił kolejny zwrot o 180 stopni. W związku z tym, na tę chwilę to strona wypłacająca wynagrodzenie decyduje, czy dana osoba wykonuje pracę w ramach zatrudnienia, czy umowy zlecenia. Co to zatem oznacza dla usługodawców?

Co się stanie, jeśli IR35 mnie dotyczy?

W przypadku wykonawców, to przedsiębiorstwo, dla którego wykonują usługi będzie decydowało, czy podlegają przepisom IR35. (Wyjątek stanowią usługodawcy pracujący dla małych firm – to oni ustalają, jaki jest ich status.)

Jeżeli okaże się, że dany pracownik podlega IR35, to oznacza, że jest on zatrudniony i że z jego zarobków odliczany jest podatek dochodowy oraz składki National Insurance. Wówczas obowiązkiem pracodawcy jest odliczenie ich w ramach systemu PAYE.

Czy zaś uznanie pracownika za zatrudnionego dla celów podatkowych oznacza, że może on w pełni korzystać z praw należących się pracownikom? Nic bardziej mylnego! W tym przypadku, świadczenia takie jak płatny urlop, świadczenie chorobowe lub składki emerytalne opłacane przez pracodawcę nie będą mu przysługiwały.

W jaki sposób przepisy IR35 dotkną wykonawców?

Niektórzy są zdania, że firmy ostrożnie podchodzą do podejmowania decyzji związanych z IR35, w obawie przed ewentualnym ściganiem przez HMRC. Nie jest to wcale zaskakujące, zważywszy, że nawet ministerstwa rządowe korzystające z zaleceń HMRC były karane sowitymi grzywnami za popełnione błędy.

Sytuacja więc stała się jeszcze trudniejsza dla usługodawców. Niektóre firmy albo całkowicie zrezygnowały z ich usług albo automatycznie traktują ich jako podlegających przepisom IR35.

Wówczas osoba wykonująca pracę otrzyma najprawdopodobniej niższe wynagrodzenie. Wynika to z tego, że klient będzie musiał potrącić podatek dochodowy oraz składki National Insurance. Pracownik natomiast nie otrzyma żadnych świadczeń z tytułu zatrudnienia w ramach rekompensaty.

Skąd mam wiedzieć, czy podlegam przepisom IR35?

W przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw, decyzja ta zostanie podjęta przez firmę. Dlatego warto upewnić się, jakie jest jej stanowisko, zanim podpiszemy umowę.

Jeśli zaś naszym klientem jest mała firma, to obowiązek określenia statusu zatrudnienia spoczywa na nas. Definicję małej firmy określa ustawa o spółkach z 2006 r. (Companies Act 2006). Są to przedsiębiorstwa zatrudniające do 50 pracowników i z rocznymi przychodami do określonych kwot.

HMRC może rozpatrywać decyzje dotyczące IR35 do sześciu lat wstecz. A jeśli okaże się, że są błędne, to urząd może nałożyć surowe kary. W sytuacji, gdy decyzję podejmuje klient, to on będzie pociągnięty do odpowiedzialności. Z kolei, jeśli wykonawca pracuje dla małej firmy, to samodzielnie określa swój status IR35.

Dokonując kontroli, HMRC weryfikuje czy dana osoba faktycznie pracuje niezależnie, czy jest tak naprawdę „ukrytym pracownikiem”. Odpowiedź na to pytanie jest dosyć złożona i nie zależy tylko od samej umowy. Inspektorzy wezmą pod uwagę wszystkie aspekty relacji pracowniczej.

Na czym polegają testy IR35?

Testy IR35 pozwalają ustalić status pracownika, a także określić, kto podlega tym przepisom, a kto nie.

Czy pełnisz rolę dyrektorską?

Jeśli przydzielono Ci oficjalną rolę w organizacji, zwłaszcza o charakterze kierowniczym, to najprawdopodobniej podlegasz przepisom IR35.

Czy ktoś inny może wykonywać Twoją pracę?

Czy w przypadku braku dyspozycyjności, możesz zapewnić zastępstwo w postaci innego usługodawcy? Test ten ma zastosowanie niezależnie od tego, czy byłoby to praktyczne (np. jeśli nie znasz nikogo z odpowiednimi kwalifikacjami).

Jeżeli, nawet hipotetycznie, możesz zapewnić kogoś, kto wykonałby Twoją pracę, to istnieje większa szansa, że nie będziesz podlegać przepisom IR35.

Czy masz kontrolę nad tym, w jaki sposób wykonujesz swoją usługę?

Im więcej masz kontroli, tym bardziej prawdopodobne, że nie posiadasz statusu pracownika. Orzecznictwo dostarcza nam wiele przypadków ilustrujących, jak to się ma w praktyce. Jeśli jednak możesz decydować o tym, gdzie, kiedy i jak pracujesz, to istnieje większa szansa, iż w świetle przepisów IR35, jesteś wykonawcą.

Czy Twoja praca ma punkt końcowy?

Test ten (znany również jako „wzajemność zobowiązań”) nie jest szczególnie znaczący. Jeśli jednak oczekuje się, że Twoja praca zakończy się w pewnym momencie, to na pewno pomoże to w argumentacji, że nie podlegasz przepisom IR35.

Punktem końcowym może być konkretna data, bądź też dany rezultat oznaczający zakończenie projektu. Podobnie, prawo do wcześniejszego odstąpienia od umowy świadczy na korzyść Twojego statusu jako wykonawcy, a nie pracownika.

Czy ponosisz odpowiedzialność finansową za swoją działalność?

Czy zapewniasz własny sprzęt, materiały i administrację? Czy posiadasz ubezpieczenie na wypadek strat poniesionych przez klienta w wyniku Twojej pracy?

Czy posiadasz wszystko to, czego oczekuje się od niezależnej firmy tj. regulamin BHP, polityki i zasady, rejestracja jako podatnik VAT lub kampanie reklamowe?

Im większe ryzyko finansowe ponosisz w związku z prowadzeniem działalności, tym bardziej prawdopodobne, iż HMRC uzna, że nie podlegasz przepisom IR35.

Czy jesteś częścią organizacji klienta?

Czy jesteś na liście pracowników? Czy masz wizytówkę z nazwą tej organizacji? Czy możesz korzystać z ich siłowni czy kantyny pracowniczej? Jeśli tak, to istnieje większa szansa, że uznają Cię za część organizacji, czyli jej pracownika.

Czy pracujesz tylko dla jednego klienta?

To kolejny czynnik wskazujący na to, że jesteś „ukrytym pracownikiem” i podlegasz przepisom IR35. W niektórych przypadkach, nawet jeśli umowa zabrania pracy dla konkurencji, to wcale nie musi oznaczać, że jesteś pracownikiem danej organizacji.

Z drugiej strony, wykonywanie usług dla kilku klientów nie daje nam gwarancji, że nie podlegamy przepisom IR35. Jak argumentuje HMRC, wiele osób pracuje dla więcej niż jednego pracodawcy.

Czy umowa zawiera klauzulę o okresie wypowiedzenia?

Jeśli umowa przewiduje okres wypowiedzenia, to będzie to stanowić sygnał ostrzegawczy dla HMRC, który może zinterpretować go jako okres wypowiedzenia stosunku pracy.

Z kolei pozwolenie na to, iż którakolwiek ze stron może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym nie jest tak naprawdę praktyczne.

Przynajmniej w jednym z orzeczeń sądowych, sędzia stwierdził, iż okres wypowiedzenia umowy wcale nie decyduje o tym, czy ktoś jest zatrudnionym pracownikiem.

Czy zawarto umowę na wykonanie usługi?

Jeśli wcześniejsze testy nie pomogły ustalić statusu pracownika, to wówczas pytanie o zamiar pełni rozstrzygającą rolę.

Kwestią jest tu zdecydowanie, czy obie strony miały zamiar zawrzeć umowę na wykonanie określonych usług przez wykonawcę. Ewentualnie, czy celem podpisania umowy była ogólna dyspozycyjność do wykonywania usług dla klienta. W pierwszym przypadku pozytywna odpowiedź oznaczałaby status pracownika, zaś w drugim – wykonawcy.

Podsumowanie: czym są przepisy IR35?

Wyjaśniliśmy już, na czym polegają przepisy IR35. Natomiast zdecydowanie, czy mają one zastosowanie w danym przypadku może być skomplikowane zarówno dla usługodawców, jak i ich klientów.

Dlatego jeśli jako osoba samozatrudniona podpisujesz duży kontrakt z małą firmą, to warto najpierw zasięgnąć niezależnej porady. Pomoże to uniknąć wysokich kar w przyszłości.