Wystawianie i wysyłanie faktur to istotna część pracy freelancerów, właścicieli firm czy kierowników finansowych. Dobra aplikacja pomoże w szybkim wygenerowaniu poprawnej faktury – a niektóre narzędzia nawet zautomatyzują za nas ten proces.
Usprawnienie procesu fakturowania pomoże naszym klientom w dokonywaniu terminowych płatności, co z kolei pozwoli nam wypłacać wynagrodzenie sobie (oraz naszym pracownikom) na czas.
Przyjrzyjmy się zatem najlepszym aplikacjom do fakturowania.
Która aplikacja do fakturowania jest najlepsza?
Choć nie ma jednej zdecydowanie najlepszej aplikacji do wystawiania faktur, to na pewno znajdziemy kilka bardzo dobrych pretendentów.
Wypróbowaliśmy siedem narzędzi zapewniających różnorodne rozwiązania w zależności od potrzeb użytkowników:
- QuickBooks: Wszechstronna aplikacja do księgowości, która świetnie służy do księgowania, fakturowania i zarządzania dużą bazą klientów.
- Xero: Xero to kolejna aplikacja księgowa z solidną funkcją fakturowania. Jest łatwa w obsłudze i świetnie sprawdzi się dla początkujących użytkowników.
- Zoho Invoice: Zaawansowana aplikacja do wystawiania faktur, która jest całkowicie bezpłatna.
- Invoicely: Świetne narzędzie dla małych zespołów. Pozwala między innymi śledzić czas pracy i wydatki, przyjmować płatności, wystawiać powtarzające się zestawienia i sprawozdania.
- FreshBooks: Kompleksowa aplikacja z solidną funkcją personalizacji faktur.
- Invoice Ninja: Porządna aplikacja do fakturowania wyposażona w funkcję śledzenia czasu pracy i wydatków, pozwalająca między innymi na wysyłanie większej liczby faktur, przypisywanie faktur do poszczególnych projektów, oznaczanie wydatków jako podlegających opłatom oraz przyjmowania płatności.
- Invoice Generator: Z wszystkich wypróbowanych przez nas aplikacji, ta jest najprostsza w użyciu i nie wymaga zakładania konta. Invoice Generator posiada gotowe wzory, które można łatwo dostosować do swoich potrzeb.
Czy są darmowe aplikacje do wystawiania faktur?
Tak. Aplikacje takie jak Zoho Invoice czy Invoice Generator są całkowicie bezpłatne, podczas gdy niektóre narzędzia, takie jak Invoice Ninja oferują korzystne darmowe plany.
Nasz top 7 najlepszych aplikacji do fakturowania
Niezależnie od tego, czy szukasz wielofunkcyjnej aplikacji do księgowości, czy tylko prostego narzędzia do wystawiania faktur, my wybraliśmy dla Ciebie kilka najlepszych rozwiązań:
1.QuickBooks
Jeśli szukasz w pełni kompleksowej aplikacji księgowej z funkcją wystawiania faktur, to QuickBooks będzie pewnym wyborem. To zaawansowana, niezawodna platforma pozwalająca m.in. na śledzenie i zarządzanie wydatkami, wystawianie i wysyłanie spersonalizowanych faktur, śledzenie podatków, zarządzanie rachunkami i płatnościami.
QuickBooks oferuje szeroki zakres zaawansowanych funkcji. Za jej pomocą możemy dopasować faktury do różnych kont, śledzić regulowanie płatności w czasie rzeczywistym, ustawiać automatyczne przypomnienia i zarządzać wieloma walutami (co jest bardzo przydatne, jeśli współpracujemy z klientami z różnych krajów).
Najpopularniejszy plan Essentials kosztuje £24/miesięcznie, ale QuickBooks oferuje czasami specjalne promocje. Za plan Self-employed i Simple Start zapłacimy odpowiednio £10 i £14 miesięcznie, zaś plan Advanced to koszt £70 miesięcznie. Quickbooks oferuje również 30-dniowy okres próbny bez konieczności rejestrowania karty kredytowej.
W ramach planu Simple Start mamy dostęp do głównych funkcji, takich jak śledzenie przychodów i wydatków, a także tworzenie i wysyłanie spersonalizowanych faktur. Ponadto, każda subskrypcja daje nam dostęp do aplikacji mobilnej, ale aplikacja umożliwia dostęp do funkcji tylko w ramach swoich planów, począwszy od Simple Start. Oznacza to, że nie będziemy mogli korzystać z obsługi obcych walut, śledzenia terminów oraz innych funkcji.
2.Xero
Xero to kolejna aplikacja do księgowości pozwalająca na zarządzanie bazą tylu klientów i firm, ile tylko potrzebujemy, wszystko w jednym miejscu.
Funkcje fakturowania są również godne polecenia. Aplikacja obsługuje różne sposoby otrzymywania płatności (karta kredytowa, debetowa i przelew bankowy), a wzory faktur możemy spersonalizować wstawiając logo i dopisując warunki prawne lub dotyczące płatności.
Oprócz wystawiania i wysyłania faktur oraz przyjmowania płatności, Xero pozwala również na śledzenie projektów, zarządzanie umowami, odliczanie kosztów od podatku, a także opłacanie rachunków. Aplikacje dostępne są dla systemów Android oraz iOS, które obsługują jej główne funkcje. Dzięki temu narzędziu możemy nie tylko tworzyć i wysyłać faktury, ale również ustawiać automatyczne przypomnienia dla klientów.
Najtańszy plan – Starter plan kosztuje £14 miesięcznie. W ramach tego planu każdego miesiąca możemy wysłać maksymalnie 20 wycen i faktur oraz wpisać pięć rachunków. To dobry wybór dla freelancerów oraz osób prowadzących jednoosobową firmę, a nawet dla małych biznesów, które dopiero zaczynają działalność. Jeśli jednak nasze potrzeby są większe, to będziemy musieli wybrać jeden z droższych planów. Standard plan, za który zapłacimy £28 miesięcznie pozwala na wysyłanie nieograniczonej liczby faktur i wpisywanie nielimitowanej liczby rachunków, co jest znacznie lepszą opcją dla rozwijającej się firmy.
3.Zoho Invoice
Zoho Invoice to produkt firmy Zoho Corporation, międzynarodowej korporacji specjalizującej się w oprogramowaniu biznesowym. Inne rozwiązania tej firmy, takie jak Zoho CRM i Zoho Projects to powszechnie stosowane produkty i dzięki ich popularności Zoho Corporation może pozwolić sobie na udostępnienie swojej aplikacji za darmo.
Zoho Invoice działa równie dobrze jak jej płatne odpowiedniki i jest jednym z najlepszych kompleksowych narzędzi do wystawiania faktur. Umożliwia zarządzanie bazą wielu klientów, rejestrowanie czasu dla każdego projektu, pobieranie płatności bezpośrednio z aplikacji oraz obsługę różnych walut. Wszystkie funkcje działają zarówno w aplikacji webowej jak i w aplikacjach na systemy Android i iOS.
Jedynym ograniczeniem jest limit 1000 faktur rocznie, co i tak wykracza poza potrzeby większości freelancerów, osób prowadzących jednoosobową działalność, a nawet małych firm. Jeśli jednak osiągniemy ten limit, to możemy skontaktować się z obsługą klienta Zoho i rozważyć inne opcje.
4.Invoicely
Invoicely to kolejna aplikacja księgowa do zarządzania fakturami i rachunkami oferująca wyjątkową wielowalutową obsługę i generującą przydatne raporty. Narzędzie to pozwala nam ustanowić główną walutę dla naszych transakcji oraz określić kraj, w którym prowadzimy działalność.
Posiada też funkcję śledzenia czasu pracy i wydatków, generowania powtarzających się zestawień oraz pobierania płatności online (przez PayPal lub Stripe). Aplikacja umożliwia również wiele opcji eksportu, w tym do plików PDF, XLS i CSV.
Niestety Invoicely nie oferuje innych możliwości spersonalizowania faktur, a w wersji bezpłatnej nie można użyć własnego brandingu. A to jeszcze nie koniec ograniczeń. W wersji darmowej możemy zapisać tylko trzech klientów i wystawić pięć faktur miesięcznie, dlatego aplikacja ta szybko przestanie spełniać nasze potrzeby.
Na szczęście cena podstawowego planu Basic jest dosyć przystępna i za 9,99 dolarów miesięcznie mamy znacznie większe możliwości oraz dostęp do wszystkich głównych funkcji. Po wykupieniu planu Basic będziemy mogli wystawiać do 100 faktur miesięcznie i zapisać maksymalnie 25 klientów, a także dodać maksymalnie dwóch członków zespołu, generować powtarzające się zestawienia i wiele więcej. (Choć Invoicely podaje ceny planów w dolarach amerykańskich, to aplikacja jest dostępna w Wielkiej Brytanii.)
Ogólnie, mimo iż Invoicely nie posiada unikalnych funkcji, to ma pakiet podstawowych zastosowań w bardzo dobrej cenie. Dzięki temu jest popularna wśród osób prowadzących jednoosobową działalność oraz właścicieli małych firm, którzy szukają niedrogiej, niezawodnej aplikacji do fakturowania.
5.FreshBooks
FreshBooks miała skromne początki. Powstała jako prosta aplikacja do księgowania, ale od tego czasu została rozbudowana o dodatkowe funkcje i teraz stanowi kompleksowe narzędzie do podwójnego księgowania. Posiada funkcję obsługi zobowiązań i należności, listy płac, rozliczania klientów oraz prowadzenia inwentarza. Ma naprawdę prosty, intuicyjny interfejs, dzięki czemu jest funkcjonalna i przyjemna w użytkowaniu.
Aby administrować i wystawiać faktury, wystarczy wybrać opcję Projects, a następnie zakładkę Invoices. Następnie możemy spersonalizować fakturę i sprawdzić wygląd ostatecznej wersji za pomocą zakładki Preview. Funkcja księgowania jest dosyć zaawansowana – umożliwia personalizację wiadomości do klientów, pokazuje niezafakturowany czas i pozwala pobierać płatności od klientów.
Po pierwszym uruchomieniu, aplikacja Freshbooks zada nam kilka pytań dotyczących naszej działalności, aby móc dostosować swoje funkcje. Do wyboru mamy cztery plany: Lite (£12/miesięcznie), Plus (£22/miesięcznie), Premium (£35/miesięcznie) oraz Select (cena będzie zależała od naszych potrzeb). Freshbooks oferuje także bezpłatny 30-dniowy okres próbny i nie wymaga wpisywania danych karty kredytowej, aby go aktywować.
6.Invoice Ninja
Invoice Ninja to kolejna solidna aplikacja księgowa z bardzo korzystną darmową wersją. Jako bezpłatny użytkownik możemy zarządzać maksymalnie 20 klientami. Otrzymamy też dostęp do większości głównych funkcji, takich jak śledzenie czasu pracy, integracja bezpośrednich płatności, wstawienie własnego loga, wartość podatku dla pojedynczych pozycji, automatyczne wystawianie rachunków oraz do opcji pobierania częściowych płatności i zaliczek.
Wykupienie planu Ninja Pro uszczupli nasz portfel o 10 dolarów miesięcznie lub 100 dolarów rocznie, ale jednocześnie usunie znak wodny “Created by Invoice Ninja”, umożliwi obsługę nieograniczonej liczby klientów, udostępni dodatkowe sześć wzorów faktur i odblokuje dostęp do wielu innych funkcji. (Ponownie, aplikacja Invoice Ninja jest dostępna w Wielkiej Brytanii, mimo iż jej cena podana jest w dolarach.)
Posłuży nam do wysyłania klientom faktur w różnych walutach, ustawiania automatycznych przypomnień e-mailowych, wysyłania większej liczby faktur i wycen oraz pobierania płatności po zintegrowaniu z bramką płatniczą (Invoice Ninja jest kompatybilna z wieloma z nich). Bardzo podobają się nam kompleksowe funkcje śledzenia oraz opcja połączenia faktury z konkretnym projektem. Aplikacja pozwala śledzić czas poświęcony na wykonywanie poszczególnych zadań, a następnie przenieść te dane na odpowiednią fakturę. Posiada też opcję śledzenia wydatków i oznaczenia ich jako podlegające opłatom.
Ninja posiada aplikację webową, na system Android i iOS oraz aplikacje desktopowe na MacOS i Windows.
7.Invoice Generator
Podczas gdy wiele aplikacji, które wypróbowaliśmy posiada różnorodne funkcje, Invoice Generator zapewnia tylko jedną, ale bardzo solidną: wystawia faktury. Jest niezwykle prosta w obsłudze, darmowa i nawet nie wymaga zakładania konta. Obsługuje również wiele walut.
Zaczynamy od prostego wzoru faktury, następnie dodajemy poszczególne pozycje, adres płatnika, datę oraz inne ważne informacje w tym linki do płatności. Możemy też wpisać szczegóły dotyczące podatków, dostawy i ewentualnych zniżek oraz dodać nasze logo dla dodatkowej personalizacji.
Po wpisaniu wszystkich danych możemy pobrać fakturę lub bezpośrednio wysłać ją e-mailem do klienta.
Jeśli więc szukasz szybkiej, bezpłatnej i wygodnej aplikacji do fakturowania, to Invoice Generator będzie świetnym rozwiązaniem. Jeżeli jednak wolisz narzędzie z dodatkowymi funkcjami księgowania lub śledzenia, bądź też potrzebujesz lepszych opcji personalizacji, to wówczas dobrym wyborem będzie jedna z pozostałych aplikacji. Niestety Invoice Generator nie pozwala na zapisanie poprzednich faktur, ale możemy je pobrać, jeśli dokument będzie nam potrzebny.
Która aplikacja do fakturowania będzie odpowiednia dla mnie?
W zależności od naszych potrzeb, rynek technologiczny oferuje nam wiele różnych aplikacji do wystawiania faktur – od potężnych rozwiązań do prowadzenia księgowości takich jak FreshBooks, poprzez aplikacje typowo przeznaczone do fakturowania, jak np. Zoho Invoice, do surowych, podstawowych narzędzi jak Invoice Generator. Wybierając aplikację dla naszego zespołu, warto dokładnie wziąć pod uwagę potrzeby swojej firmy, takie jak:
- Budżet: Czy są to płatne narzędzia?
- Ilu masz klientów: Czy potrzebujesz większych limitów do zarządzania wieloma kontami?
- Obsługa wielu walut: Czy Twoi klienci mają siedziby w różnych krajach?
- Wewnętrzne potrzeby: Czy potrzebujesz aplikacji do prowadzenia księgowości czy tylko zwykłego narzędzia do wystawiania faktur?
Większość aplikacji do fakturowania i oprogramowań księgowych oferuje darmowy okres próbny i bezpłatne plany, dzięki czemu możemy wypróbować jedną lub więcej zanim wybierzemy tę najlepszą.